Ramai pegawai dalam mana-mana organisasi mengambil mudah mengenai kepentingan dokumen seperti surat rasmi, memo dan emel. Namun apabila diberikan tugasan bagi menyediakan dokumen berkenaan, hasilnya kadangkala tidak seperti yang dijangkakan. Realitinya, dokumen mudah ini membawa beban berat sebagai wakil organisasi dalam proses komunikasi tulisan.
Oleh yang demikian, kemahiran penyediaan dokumen rasmi pengurusan yang berkesan adalah kemahiran penting bukan sahaja bagi pegawai sokongan bahkan pegawai di peringkat atasan juga. Kemahiran ini wajar dikuasai oleh semua bagi menjamin kecekapan proses kerja, penjimatan masa dan tenaga, serta penampilan imej professionalisme organisasi.